下面是范文网小编收集的文件管理制度11篇，供大家赏析。
文件管理制度1
1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的.文件要有专人保管，并按要求定期交回。
2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。
3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。
5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。
文件管理制度2
物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序
1.0目的
确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。
2.0适用范围
适用于质量体系所形成的文件和资料。
3.0职责
3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。
3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和资料的分类
4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)
4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)
4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)
4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行。
4.3文件和资料的受控状态
4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖'受控文件'印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。
4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖'受控文件'印章。
4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。
4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。
4.5文件和资料的发布
4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖'受控文件'印章的文件和资料。
4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的'以旧换新。
4.6文件和资料的更改
4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。
4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。
4.7文件和资料的管理
4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。
4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。
4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。
4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。
4.8文件和资料的换版与作废
4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用'正'字的笔划数表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。
4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上'作废'印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上'保留资料'印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和资料的编号规则》
5.2 《文书、档案、资料管理办法》
6.0相关记录
6.1《文件和资料领用签收表》
6.2《文件和资料更改申请表》
6.3《质量文件清单》
6.4《借阅登记簿》
6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》
文件管理制度3
一、编制目的
为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。
三、相关职责
1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序
1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的'文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序
1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。
六、其他
1.本制度自签发之日起执行。
2.本制度最终解释权归综合办公室。
文件管理制度4
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的.大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。
“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。
四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。
机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
文件管理制度5
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的.文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度6
1、资料室要确定专人负责归档、借阅、防火防盗工作，并将责任人员名单张贴在资料室入口处。未经责任人许可，其它人员不得进入。
2、借阅资料必须取得资料管理员的同意，必须办理借阅登记手续，按期归还。
3、资料室内严禁生明火，严禁吸烟。
4、资料管理员要定期检查和维护电器及照明线路，定期检查电源开关和电源插座插头。
5、资料室内要配齐各类消防设施，定期检查并及时更换。资料室管理员要熟知消防设施摆放位置和使用方法。
6、工作人员离开资料室时，要锁好门窗，切断室内一切电源。
7、室内资料要统一编码并摆放整齐，室内干燥、通风流畅并留足安全通道。
8、资料室入口处须张贴资料室平面布置和消防设备位置示意图，以及紧急出口示意图。
9、资料室安全管理制度需张贴在资料室内墙。
文件管理制度7
1、总则
1.1目的
为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的保密，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制定本制度。
1.2范围
公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要等。
2、密级划分
2.1保密文件根据其内容不同，分为绝密、机密、秘密文件；
2.2“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；
2.3“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；
2.4“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件。
3、密级标识
3.1密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。专用印章由综合管理部指定专人负责保管。
3.2绝密文件应当在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章。
3.3机密文件应当在其文件每一页的右上角加印“机密”专用印章。
3.4秘密文件应在其文件首页的右上角加印印“秘密”专用印章。
4、文件打印
4.1绝密、机密文件：由综合管理部指定专人负责打印。
4.2秘密文件：综合部指定人员打印好秘密文件后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查，不得私自拷贝秘密文件。
5、文件分发
5.1绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至相关部门指定文件接收人签收。
5.2绝密、机密文件、秘密文件严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。
5.3在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由公司总经理书面批准，并在提供前与之签订保密协议。
6、查阅、申请复制
6.1查阅权限：
6.1.1查阅公司文件必须填写文件查阅申请表。（附件表格《文件调阅、复印申请表》）
6.1.2绝密文件、机密文件：主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。
6.1.3秘密文件：主办部门负责人、分管领导签字批准。
6.2复制权限：
6.2.1申请复制文件必须填写文件复印申请单。（附件《文件调阅、复印申请表》）
6.2.2严禁复制绝密文件。
6.2.3机密文件复印：必须主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。
6.2.4秘密文件复印：完成部门负责人、分管领导签字批准。
7、文件保管、存档
7.1绝密、机密、秘密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。
7.2绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。
7.3如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况。
8、保密责任
8.1绝密、机密、秘密文件的`保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。
8.2严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。
8.3员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密文件。
8.4如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其法律责任。
9、作废文件的处理
文件保管人应对保管的文件进行定期清理。已过时或作废的文件要进行销毁或者解密。绝密、机密、秘密文件的解密和销毁须由部门负责人、分管领导、公司总经理签字批准后进行。（附件《文件销毁申请表》）
10、监督和检查
各部门负责人应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监管，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。
同时对本部门保密文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司领导班子。
11、附则
本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起执行。
文件管理制度8
1目的
为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
2适用范围
国家有关法律法规；
压力管道元件制造相关安全技术规范；
压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；
型式试验报告、监督检验报告；
分供方产品质量证明文件、资格证明文件。
3控制内容
3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。
3.1.1积极掌握压力管道元件相关法律法规、安全技术规范、国家标准和行业标准的'发展动态；
3.1.2及时采用适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术规范国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术规范、标准；
3.1.3经确认有效适用的法律法规、安全技术规范、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；
3.1.4每年定期对公司所有采用的法律法规、安全技术规范、标准进行清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术规范、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术规范、标准名称，存档妥善保管；
3.1.5产品图纸、技术文件所采用的标准均须由技术负责人负责签字确认；
3.2外来文件的保管、发放和借阅。
3.2.1外来文件统一由办公室负责保管；
3.2.2外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；
3.2.3外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；
3.2.4本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。
4本制度由办公室负责实施。
文件管理制度9
第一章总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程设计
起草文书→填写(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的'办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条管理流程设计
编制审批采购入库登记发放
编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记
三、图书管理制度
第一条管理要点
1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条制度规范
1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条管理流程设计
1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
四、会议管理制度
第一条管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。
第二条制度规范
1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条管理流程设计
会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与，做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理
五、清洁卫生管理制度
第一条管理要点
1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条制度规范
1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写，监督员认真核实，并填写。
6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。
第三条流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、日常事务管理
(一)接待管理
第一条来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条流程设计:接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
(二)报刊收发整理
第一条办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。
第五条流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
(三)后勤管理
第一条为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表
(四)文化宣传管理
第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
(五)其他事务
第一条名片制作、收发传真等其他事务。
第二条负责公司文书的打印复印工作。
第三条负责树木花卉的养护工作。
第四条协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
附则
第一条本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。
第二条本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。
文件管理制度10
行政办公用品管理制度
第一章总则
第一条目的
为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控
制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办
公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章办公用品的分类
第三条行政办公物品的分类
行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。
1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。
2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。
3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。
第三章行政办公物品的管理职责
第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对
行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：
1、供应商选择及管理；
2、组织各部门行政物品管理程序监控；
3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；
4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；
5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责
日常维护和修理。
第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各
部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；
第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由
人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。
第四章行政办公物品采购
第七条办公用品采购
1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，
纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。
2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门
的年度预算执行台账。
3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政
部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。
第八条办公类服务采购
办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。
1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。
2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在
公司行政部公布的服务供应商范围内选择。
第九条办公资产采购
1、办公资产采购计划
各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。
2、实施采购
行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的'采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。
3、验收
行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采
购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。
第五章办公物品的管理
第十条办公用品的配发
1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。
2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真
填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。
3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理
1、资产调拨
部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。
2、资产报废
由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。
3、资产的租用、出租和外借
（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用
部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。
（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行
政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。
4、办公资产的日常维护、维修
（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。
（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据
维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。
（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备
维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。
（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维
修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。
（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。
文件管理制度11
1、目的:
对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。
2、适用范围:
适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。
3、引用文件:
3、1质量手册第4、5章
3、2 iso9002标准第4、5章
4、职责:
4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。
4、2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。
4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。
5、工作程序:
5、1外来文件的.接收:
5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。
5、1、2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5、2外来文件的处理:
5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。
5、2、2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。
5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。
5、3外来文件的档案管理:
5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。
5、3、2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。
5、3、3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。
6、支持性文件与质量记录:
6、1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外来文件处理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6、1-04
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