化档案管理现状及对策3篇 档案管理存在的问题及对策

时间:2022-12-27 22:45:45 综合范文

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化档案管理现状及对策3篇 档案管理存在的问题及对策

化档案管理现状及对策1

  浅议基层农发行档案管理现状及对策

  农发行正定县支行 张华平

  档案是依据、是资源、是财富,是历史的见证,是一种重要的不可再生资源。一个单位的档案是对其经营管理过程的客观、全面、真实的记载,不仅可以为领导决策提供科学、详细的参考资料,而且是处理问题的重要依据。然而目前农发行的现状是人少事多,一般的县级支行只有办公室、客户业务部、财务会计部三个部门,却对应着上级行10多个部门。特别是档案管理工作在这种情况下极难得到充分重视,导致了一系列工作不到位的情况。

  一、档案管理工作的重要意义

  随着农发行各项业务的不断拓展,客户数量的不断增加,内控管理工作中不断涌现出新的情况和新的问题,档案管理工作涉及到我们每个部门和个人,是农发行内部公务活动的真实记录;通过档案可以真实再现农发行某一阶段工作的历史面貌。重视档案工作,进行规范化管理,对拓展农发行各项业务、维护平稳运行具有至关重要的作用。

  二、当前农发行档案管理工作中存在的问题

  1、“重”业务发展而“轻”档案管理。档案管理是目前农发行业务、内控等每个环节的真实反映,是维护农发行权益的重要依据,如果某一环节的档案信息资料出现丢失、差错、泄漏等,将会给农发行的信誉等带来不可挽回的损失。实际工作中,因发

  把档案管理作为农发行干部职工的培训内容,不断提高广大干部职工的档案管理意识,进一步增强管档人员依法管档的责任意识。在日常工作中,严格贯彻执行档案管理的相关制度,不断加强对档案管理工作的组织领导,及时协调解决实际困难和问题。健全和完善档案管理工作责任制,明确人员责任,在行内形成全行关心、支持、参与档案管理工作的良好氛围。

  2、注重业务培训,实现档案操作标准化。加强对档案专(兼)职管理人员的培训。特别是在档案管理的操作方法、要求、规定、标准及应注意的事项上,通过专家授课、相互观摩交流和不定期检查辅导,使他们尽快地熟悉和掌握档案管理工作。抓好对新上岗管档人员的“传、帮、带”工作,为档案管理标准化奠定坚实基础。

  3、注重日常维护,实现档案程序规范化。一是要抓好对各类原始资料的收集、整理与归档工作,做到“做事有依据,做了事有证据”,确保各类档案资料齐全完整;二是要抓好对档案室的日常管护,经常对室房温湿度进行测控,保持通风和清洁,确保不出现霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀鼠咬等现象;三是要抓好对档案的借查阅工作,既要做到保证及时、准确提供档案资料查阅服务,充分发挥档案的价值和作用,又要做到保证被借档案的及时归还,以免造成档案不必要的流失。

  4、注重系统应用,实现信息科学化。随着电脑信息技术化的快速发展,现在我们的档案不仅仅局限于文本档案还包括声像、影音、网络信息等资料,我们还应改进档案传统服务方式,实行

化档案管理现状及对策2

  浅谈事业单位档案管理的现状及对策

  王文学

(河北唐山市住房保障管理中心 河北唐山 邮编:0)

  摘 要:随着经济发展的加快,经济信息也随之迅速增长,事业单位在国家支持下进行档案管理方面,近些年一直在改革、创新形成了极大变化。文件方面的管理工作繁琐复杂并不是异常容易,工作人员要花费较大的精力、耐心以及毅力,要对具备专业知识以及技术性英才对其分类保管处理。档案是科学文明社会的进步、发展加以真真实实记录,是中国社会时代发展、重要的历史依据。随着现代社会高速发展,事业单位管理工作随着人员流动性加大变得愈加复杂,但是档案管理工作人员不足缺失成为组成内容。档案管理工作,能够高效归纳事业单位各种人员动态、资源信息,领导迅速决策档案管理工作发挥着重要作用,事业单位良性发展,但在实际工作中,还存在着各种各样的问题,对档案管理产生激励影响。研究档案管理,并采用相应的对策予进行解决,就显得非常重要。对于事业单位档案管理的现状进行分析介绍内容,希望本篇文章可以给大家带去一些管理方面的启迪。

  关键词:事业单位;档案管理;对策

  一、前言

  经过改革开放的发展,经济、文化发展的同时,而我国事业单位在档案整理、存放工作当中发展迅速。但是,随着科学社会的持续进步、科学技术的蓬勃发展,一些事业单位仍在档案管理基础设施以及人员配备方面不足存在遗憾,事业单位一定要对于档案管理当中存在的问题快速解决显得十分重要,信息社会发展和现代市场经济需求相适应、事业单位在档案管理能力得到提升是需要得到肯定的。档案是历史的记录、是个人成长经历的足迹、记录,更是记录当代社会发展历程的有效方式。在事业单位中,档案能够帮助相关工作人员及时查询需要的信息,各项工作有良好基础才能尽快展开,有着重要的举足轻重的作用。尽管经过多年发展,事业单位的档案管理工作日渐完善,但在实际管理中,事业单位制度不够健全缺乏对档案管理工作的重视程度、档案负责人员水平不高、管理方法不能很好地适应当今时代的发展,存在相对落后等问题,使得事业单位档案管理漏洞存在。积极有效的措施,使档案管理工作质量提高,就成为一件需要现在面对的事情。

  二、事业单位档案管理含义、对象

(一)单位档案管理含义。所谓档案管理,指的是档案室对于相关档案信息进行分析整理、归档、为相关工作人员提供利用、查询的服务的总称,内容包括档案收集、档案编辑、档案统计、档案归档、档案重要性鉴定、档案提档利用等。

(二)单位档案管理对象。档案信息管理是档案最重要的环节,而档案利用者、持有者是档案管理工作的服务对象,从事档案管理,最主要的问题是:档案纷繁质杂、分散、量大的情况与社会要求档案管理快速、集中、系统之间的矛盾。总体来讲,档案管理能力与社会日益增长的需求完美契合,从档案管理从古至今的历史来看,其发展历程、特点大致总结为:从繁琐到简单、从非独立系统到独立系统、从经验管理到科学管理、从系统性的开放程度、从人工管理、计算器管理云管理等。总而言之,档案管理工作水平和社会发展、人类文明发展相同步,发挥着非常重要的作用。

  三、事业单位档案管理工作现状

(一)没有对档案管理工作的重视。在历史的长河中,事业单位的忽略了对档案管理工作的情况是存在的,只是档案工作就是一些保管文件、抄抄写写的事务性简单工作,在事业管理单位中并不是很重要,事业单位负责档案管理工作的人员也没有足够的能力去认识到自己工作的重要性,档案管理意识、能力薄弱,工作效率低下,认为只要档案信息不出现问题、不丢失单位文件,就算是自己全部的工作,更没有细心收集、归纳每个人的历史档案了。导致事业单位档案文件杂乱无章、毫无头绪,相关领导、工作人员在查找、翻阅历史档案信息,付出了大量的精力、时间,导致后续工作无法展开,给事业单位的正常运转带来不小的阻碍,致使档案管理工作处于无序、混乱的状态中。从一方面,一些管理人员认为档案存档工作就是对档案整理、归档以及保存的事务性工作,这种工作不能为单位创造直接经济利益、直接绩效,其重要任务性差。另一方面,领导者没有对档案管理工作给予重视、培养、宣传,也没有把档案管理工作当作单位长足发展的一种关键任务。在开发当中,只存在形式主义模式,不能设置完善化的档案管理计划,不能在每个工作当中完成档案管理。在档案管理工作环节当中,存在被动响应的问题,对档案管理无法做到严格协调更是十分重要的现象。

(二)档案管理人员水平低。档案管理工作具有复杂性,需要在岗人员拥有较高的专业档案管理的经验、能力。这一阶段,事业单位的档案管理人员没有接受更加专业的培训,缺少为工作负责的心,在档案的收集、归档、管理中,没有体会工作的内涵,致使档案管理没有头绪。更有事业单位未安排专职管理人员进行档案管理、归档的工作,更多的是安排单位内的员工兼职,人员工作内容多,精力有限,缺少档案经验专业素养和能力更是无从谈起,在工作中没有整理归档,只将将相关资料档案放到档案盒里放起来,导致档案管理工作质量无法达到目标。一些事业单位虽然安排专职、专业员工进行档案管理,由于缺乏重视,在人员选拔时,考核标准较为松散,人员离职率高居高不下,导致事业单位档案管理队伍流动性大,所制定档案管理措施无法真正落实到工作中去,产生负面影响的因素更大了。事业单位当中档案管理人员未进行正规的管理培训都不是非常专业,在档案管理工作当中按照工作中的业务、方法、办公软件系统的实施学习。从事档案管理相关的专业人士非常稀缺,其中许多管理人员没有接受过专业化档案知识以及上岗技能培训。只是通常从其他部门调动过来临时加入。管理人员的年龄比较大,缺乏档案管理专业性档案知识,对于计算机系统操作不够熟练,不能完全跟上信息化时代的前进的步伐,缺乏必要的责任心、工作耐心等,并且出错率较高也是不可避免的。我们一定要重视提升档案管理的专业化水准,让专业人才才可以保障档案管理的科学性、准确性。

(三)档案管理方法比较落后。这一阶段,由于事业单位缺乏对档案管理工作的认识,没有贯彻制定的相关规定、管理条例要求,档案管理基础薄弱,具体管理方法相对落后,缺乏明确管理标准、具体机制、工作流程中落实不到位,导致档案管理工作不合理、不规范,组卷不符合当前阶段的工作需要,与档案管理工作原则相冲突,造成档案管理资源浪费。随着信息科技社会发展,云计算管理已成为档案管理的发展潮流,但一些事业单位依旧按照原有传统整理档案,由于思维局限性,无大局观,导致事业单位档案管理效率非常低。部分事业单位甚至没有进行档案鉴定工作,让员工自主决定档案的归档和存放,致使严重的安全隐患问题存在。

(四)档案管理设备老化。随着新时代的来临,信息化科技广泛应用于事业单位,为各行各业的工作提高了工作效率,档案管理工作中也是必不可少的。相较于传统纸质管理模式,电子技术有效避免档案磨损、缺漏、丢失的情况发生,为事业单位的相关领导、负责人资料查阅提供更方便、更快捷。在实际工作中,一些事业单位没有及时更新档案管理系统,依旧采用纸质管理模式,或是没有更新电子硬件设备,导致档案管理工作的无法正常开展。当前社会,我们已经大跨步的进入了信息化、现代管理的时代。在现代化管理当中,信息化档案管理显得非常重要,其直接关系到档案管理的质量、效率。但是,在实际操作过程当中,事业单位档案管理的现代化设施还不是那么完善,存在较多明显的问题,这非常不利于档案管理工作的有效开展,特别是设施配套不完善、办公存档环境差、对档案管理的效率、本身质量造成严重影响。

  四、文件管理的重要程度

  大部分事业单位属于为社会公共服务的主体及重要部分,事业单位档案管理是否可以顺利与高效地开展工作,为社会稳定、社会健康发展的重要因素。档案管理包含档案管理、文件管理、人员文件管理。其记录了事业单位的发展历史人员流动的重要记录,并且参与了领导核心人力资源的具体管理。通过档案文件创建、分类、归档、销毁等多个环节实施档案管理,可以保障事业单位拥有更多历史记录、人力资源记录,以供后续在社会建设过程当中发挥最大的作用。档案管理还可以执行国家档案管理系统制度,以确保内部文件、事业单位人员的档案不被不法人员利用。总的来讲,事业单位档案管理以及事业单位工作的核心内容存在内在联系,可以称得上息息相关。档案管理的科学化、创新化、现代化,非常利于事业单位日常任务的高效完成,利于现代化社会事业单位的快速进步与时代同步。在发展当中,可以进一步满足人们的文化需求,利于当今社会档案管理体系的稳定性、健康性可持续的发展下去。当前情况下,我国公共事业单位在档案管理方面可以更好、更快、更加便捷的发展进步。但是,信息以及数据时代的持续发展,档案管理面临着全新的挑战。从“微观与宏观”等角度审视我国公共事业单位档案管理当中存在的一些问题、一些挑战,其已经成为改善档案管理以及创新档案管理的最重要的一个环节。

  五、事业单位档案管理对策

(一)提升主要领导对档案管理的认识

  只有使档案管理的作用发挥充分,并在工作当中获得稳定的成绩,第一,需要从档案管理自身认识出发,强化管理系统在事业单位当中的重要性,设置健全化、合理化、准确化的档案管理、规章、制度,并按照管理制度检查、落实以及监督档案管理系统的具体实施、进度,及时汇报以及解决档案管理工作当中存在的漏洞,把档案管理工作纳入每年的考核当中去,让全体员工对其重视起来,相关档案部门的主要领导人需要合理的分配档案管理工作,并有效地落实到每个管理人员身上,以保障档案管理的效率。

(二)保障硬件系统的准确化

  在档案管理过程当中,一定要配置合理化的硬件系统,并按照档案管理系统的要求以及目的,提高文件归档的稳定性,保障硬件系统更加严谨,使得文件管理的安全性、可靠性、准确性。在档案管理期间,增加必要的资金投资是非常正确的,保障硬件设备的先进性、完整性、准确性,以高级技术渗透到档案管理系统管理当中,创造良好的档案存储空间。对于硬件系统来讲,合理的实施档案保存是非常必要的,并且充分使用档案管理系统电子存储存在的优势,以落实档案管理的高效性。与此同时,在电子文件管理过程中,确保文件的安全性是非常必要的,并按照信息存储工作的要求增加其具体存储容量,设置档案数据备份,并由管理人员随身进行携带。

(三)重视档案管理人员素质的他提升

  在事业单位当中,实施档案管理,一定要确保管理人员具备较高的专业素质,这样才可以在一定程度上使得档案管理效果更加突出。想要事业单位档案管理人员的专业修养得以提升,需要做到这些方面:首先,要通过加强岗前培训、定时培训以及针对性的不定时培训,以使得档案管理人员的专业能力以及管理水平得以提高,并保持这种较高的水平,为档案管理人员提供专业性的档案管理知识、注意事项,档案管理的综合性素质才能保持提高。除此之外,实施入职培训以及线上、线下培训是非常必要的,可以有效地解决事业单位档案管理当中存在的具体漏洞并进行补充,提升档案管理系统的实际效果。其次,要设置奖惩机制,利用奖惩机制,确保员工行为的准确化,促进管理人员持续学习管理新知识,强化专业新能力,从而提升机构档案管理人员的整体素质,最终保持提高工作水平。

  六、结束语

  总之,作为事业单位的非常重要组成内容,档案管理工作在完善单位信息、辅助领导决策、保存每一名员工的各项资料等多个方面,发挥着不可替代重要的作用,关系到事业单位的前景。主要领导和管理工作人员要不断加强对档案管理工作的重视,采取高效手段,提高档案管理人员专业能力、修养,完善相关硬件设施,将计算机电子技术应用到档案管理工作中,建立起现代科学档案管理系统,确保事业单位档案管理工作规范化、科学化,更好地服务于事业单位发展。事业单位希望和时代发展保持一致性、同步性,一定要确保科学以及有效的执行档案管理制度。只有充分的解读档案管理的内容,才能加深对单位自身的了解程度,并按照事业单位的前进脚步确定未来的发展道路,才可以获得更好的发展前途。

  参考文献

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[6]薛相权.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].科技风,2020,422(18)。

化档案管理现状及对策3

  我国企业人事档案管理现状及对策研究

  王书平

  摘要:人事档案是国家机构和社会组织在人事管理工作中形成的, 记述和反映个人品德作风、业务能力、工作业绩、健康状况, 是历史地、全面地考察管理员工的重要依据。随着我国社会主义市场经济建设的不断建立和完善, 企业的规模不断扩大,员工数量不断增加, 传统的企业人事档案管理在材料构成、管理体制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在着明显的不足。因此,我们应当研究新情况、解决新问题, 不断加强和改进企业的人事档案管理, 已成为当前企业人事档案管理部门的一个新课题。人事档案工作的管理要逐步实现标准化、科学化, 只有这样才能在新形势下为企业的发展发挥重要作用。

  关键词:人事档案档案管理管理体制

  一、我国企业人事档案管理问题分析

  1.档案管理制度不完善,档案管理意识不强

  在我国,多数国有企业把精力和资金主要放在生产经营、产品销售、改善企业形象上,对档案基础工作的投入不够,甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。这样就导致了国有企业人事档案管理工作缺乏科学性,利用率低的现状,越来越不能满足现实工作的需要。

  2.档案内容陈旧、简单

  人事档案具有动态性强的特点,因为当事人每时每刻都在谱写自己的历史,各方面的情况都在发生变化,因而决定了人事档案必须依据当事人的情况变化而不断增加新内容,补充新材料,及时提供反映最近的业务工作进展及岗位责任制执行情况,然而目前仍然有不少国有企业的人事档案材料仅记录了员工的履历、入党入团材料、毕业参加工作材料、任免材料等基本信息,而缺乏反映最近的业务工作进展、岗位责任执行情况、目前参加学习和培训及最新取得的创造发明和科研成果等“现在时”材料。已不适应新形势的发展。在人事管理工作中,只有详尽的掌握员工情况的“过去时”和“现在时”,才能更加准确的把握员工的“将来时”,搞好人才预测,及时发现人才,选拔人才一,做到人尽其才。

  3、管理手段落后

  在数字化、网络化、信息共享的社会中,国有企业人事档案的管理手段明显落后,不适应现代化的要求。一是手工操作使档案不易于检索利用,易被人为破坏,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性,导致人力资源的配置以及未来人力资源的供求缺乏有效依据。二是有的档案转递不及时,操作程序不规范。例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定,把人事档案当成普通邮件寄送,不通过机要交通转递,容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封钤印,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失人事档案的现象时有发生。这些情况不仅不利于个人的工作发展,也不利于国有企业人事档案的规范化管理观念上重政治轻业务。

  4、企业干部与工人档案分离

  这种管理体系不符合现代企业对人力资源管理的要求,也不便于人事档案的管理和利用。除干部档案管理体系较为健全外,其他类人事档案不能全面真实地反映各类人员的历史与现状。干部档案的内容一般分十大类:履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、反映职务职称工资情况的材料和其他材料。由于工作性质所决定,其它各类人员的基本情况决不是上述十类所能包含的,不能客观全面地记录和反映一个人的全貌,不利于人员的选拔和任用。现代企业人事制度改革后,普遍实行全员劳动合同制,形成了不拘一格选拔人才的用人机制和能上能下的干部制度,并统一采用“企业技能工资制”或“岗位技能工资制”。这些变化使得企业干部与工人的身份界限日趋淡化,干部与工人的岗位可以互换。而大部分国有企业的档案管理制度在新的人事制度前显得过于陈旧。

  5、鉴定审查把关不严,内容失真

  真实性是人事档案的基本要求,是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提,内容失真的材料会误导人事工作,造成严重的后果。然而一些单位的人事部门在审查材料时,把关不严,使一些虚假材料顺利地进入个人档案,如个人年龄越填越小,参加工作时间越填越早,学历越填越高,给工龄认定、退休时间核准以及工资晋升,甚至劳保福利的发放等都带来了许多麻烦。

  二、改进企业人事档案管理的对策

  1、强化各级领导的档案意识

  档案工作中出现的诸多问题,其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄,没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此,增强组织人事部门和单位领导的档案意识,是解决当前人事档案工作中存在的问题,提高工作质量和水平的根本途径。企业人事部门的领导应认真贯彻中央的有关指示和规定精神,正确认识人事档案工作的特点、地位和作用,从人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。从事人事档案工作的同志也应加强宣传,经常向领导宣传人事档案的价值和人事档案工作的地位与作用,宣传档案法规和有关人事档案工作的方针、政策,宣传本单位在人事档案工作中取得的成绩,反映面临的困难和问题,以增强领导的档案意识,争取领导的重视和关心。

  2、及时更新的人事档案材料

  针对人事档案内容陈旧简单的状况,有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人动态的档案材料。具体而言,一是反映个人全面素质的档案材料,如反映当事人身体状况、知识储备、能力素养和心理素质等方面的材料,其中有关个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容。在反映心理素质的有关内容中,应侧重反映当事人的性格特性、合作精神、创新意识等;二是反映个人业务考核成绩方面的档案材料。

  3、增强硬件建设

  计算机技术和网络技术的发展,势必带来档案管理工作的变革。采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的前提条件和重要标志,它使得传统的管理模式和操作方式得到了本质的改变,体现了管理的科学化和高效率。使用计算机管理档案可减轻档案管理者的劳动强度,提高工作效率。利用计算机管理,信息准确、可靠、档案寿命延长。由于人事档案的工资、职称、学历、岗位等动态信息是经常发生变化的,尤其是员工的职务、岗位变动大,人员的招聘、调动、退休等现象,以及社保、医保参保情况等,这些信息可以随时输入计算机。使人事档案数据化、信息化。人事档案材料的归档、统计、查阅等项工作实行计算机操作以后,不仅速度快、自动化程度高,而且计算精确、可靠,使用方便。同时还会大

  大减少档案的磨损程度,使其长期保存、延长寿命。增强档案管理的硬件建设,利用现代技术,提高管理现代化水平,是实现档案管理工作准确、高效的重要条件。档案管理工作进入了一个全新的现代化管理阶段,这就需要在档案管理上应增强现代化管理意识,加大档案管理的硬件投入,使档案工作为人才工作的服务真正达到快速、准确。

  4、改进管理制度

  应建立与现代人事政策制度(如人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部转岗分流的人事政策、全员聘任制等)相适应的人事档案管理制度,而不仅仅是单一的干部档案管理制度。淡化干部、工人档案的区分,将其统一管理,可以用一个中性名词,如:员工档案或职工档案为取代,所有员工的档案都应根据企业及人事制度改革的需要。

  5、提高人事档案工作人员业务素质

  档案工作人员是人事档案工作的主体,起主导、支配作用,提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。随着科学技术的飞速发展和广泛应用,档案工作人员面临着知识化、专业化的严竣挑战,加强科学文化知识的学习,拓宽知识面,加深人事档案管理研究、解决问题的对策新知识结构是档案管理人员的当务之急。此外,还应加强业务素质的培养,以适应人事档案管理日益复杂、逐渐现代化的发展趋势。

  人事档案工作人员必须更新观念,改变传统的被动服务作用,做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律,了解组织人事部门的现实需要,及时主动提供全面、准确的人事档案,为人事管理工作服务。同时,人事档案工作人员要有较强的敬业精神,工作必须不怕麻烦,做到认真仔细,办事一定要坚持原则,严格遵守人事档案管理制度,确保人事档案工作的严肃性。

  综上所述,国有企业人事档案管理要发展与完善,我们应该从强化各级领导的档案意识、及时更新补充人事档案材料、增强硬件建设、改进管理制度、提高人事档案工作人员业务素质入手,努力提高人事档案材料的质量。

  参考文献

[1]王法雄,人事档案管理概论[M],湖北人民出版社,

[2]冯惠玲,档案管理学[M],中国人民大学出版社,

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[5]朱玉媛,两种人事档案管理模式的分析与比较,图书情报知识,

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[8]全国中等职业学校财经类专业教材编写组.企业管理基础[M].北京:高等教育出版社.作者简介

  姓名:王书平单位:山西潞安集团慈林山煤业有限公司 邮编:0通讯地址:山西省长治市长子县慈林山煤矿 联系电话1:***联系电话2:***

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